Weg met papieren onkostendeclaraties!

Maken je werknemers wel eens kosten die eigenlijk voor rekening van jou als werkgever zijn? Bijvoorbeeld omdat zij hebben getankt met een auto van de zaak of omdat zij een lunchafspraak met een klant hebben gehad? Die onkostenbonnen verdwijnen in de meeste gevallen in de portemonnee in de hoop dat ze op het moment van indienen nog leesbaar zijn. Als de originele bonnetjes samen met een declaratieformulier worden ingediend, wacht jou of je accountant een administratief karwei waar je u tegen zegt. Ik laat je graag zien hoe je zo efficiënt mogelijk met onkostendeclaraties om kunt gaan!

Met een schoenendoos naar je accountant

Op een zeker moment vraagt de accountant om de bonnetjes van de afgelopen periode. Het kantoor gaat je administratie verwerken en stuit op de onkostenbonnen waar hij diverse vragen over heeft. Want waar is die ene bon nou precies voor? Je snapt dat dit ontzettend veel tijd kost voor jou en je accountant. Dat wil zeggen dat je dus extra geld kwijt bent aan de uren van je accountant. Conclusie: niet efficiënt!

Digitale bonnetjes

Je maakt het jezelf en je werknemers een stuk eenvoudiger door de onkostendeclaraties digitaal aan te leveren. In plaats van een onoverzichtelijke papierwinkel, werk je met een digitaal dossier. Het unieke is dat de werkgever of accountant direct een online overzicht heeft en de ingediende declaraties met één druk op de knop kan goedkeuren en doorzetten naar de boekhouding. Dit werkt niet alleen een stuk eenvoudiger en overzichtelijker, maar zorgt ervoor dat je voldoet aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Kassabonnen worden namelijk na verloop van tijd onleesbaar. In het digitaal dossier worden deze netjes opgeslagen en blijven ze leesbaar.

Werken met een app op je smartphone/tablet

Overal waar je naartoe gaat, gaat je smartphone met je mee. Maar hoe handig zou het zijn als je de onkostendeclaraties direct met je smartphone kunt indienen? Concreet wil je als werknemer het volgende. Maak van je onkostenbonnen een foto, codeer om welke onkosten het gaat en eventueel op welk project het betrekking heeft. De onkosten worden vervolgens direct verwerkt in de online administratie. Zo simpel is het! Als werknemer wil je bij het voorschieten van de onkosten ook graag een snelle afhandeling van het voorgeschoten bedrag. Dit kan de werkgever voor jou in orde maken via een online bankierenfunctie. Je krijgt vervolgens een bevestiging van de ingediende onkostendeclaratie.

Financiële administratie is altijd bij

Bovenstaande leidt er toe dat je verlost bent van de papieren onkostenbonnen; alles is netjes opgeslagen in een online overzicht. Je administratie wordt geautomatiseerd bijgewerkt en de betalingen kunnen met één druk op de knop worden gedaan. Dit betekent dat je financiële administratie niet meer maandelijks bij is, maar dagelijks.

Onkostendeclaraties indienen met iMUIS Online

MUIS Software biedt oplossingen waarmee je bovenstaande efficiencyslag kunt toepassen in je administratie. Werknemers die kosten maken die voor rekening van jou zijn, zoals parkeergeld, benzinekosten of lunches, worden eenvoudig ingediend. Als werknemers geabonneerd zijn op iMUIS Online Onkostendeclaraties, kunnen zij deze kosten op een eenvoudige manier bij de werkgever declareren. Geef nog even aan hoe je hebt betaald en wat voor soort uitgave het is en de declaratie wordt direct geboekt. Je hebt hier verder geen omkijken meer naar. Na het indienen van de onkosten wordt er een bevestiging van de ingediende declaratie per e-mail verstuurd.

In combinatie met Digitaal Dossier zijn bonnen en facturen direct te koppelen aan de declaratie. Dit is handig als je deze wilt inzien of betalen. De werknemer krijgt de declaratie altijd ter bevestiging ge-e-maild. Ingediende declaraties worden automatisch geboekt in de financiële administratie.