Als ondernemer ontkom je er bijna niet aan: werken met een webshop. Hierdoor kunnen klanten online kennis maken met je producten en hoeven ze niet meer de deur uit om een product bij je aan te schaffen.

Uit cijfers van het CBS blijkt dat bijna de helft van alle aankopen van Nederlanders online wordt gedaan. Het zal je dan ook niet verbazen dat veel ondernemers de stap wagen om een webshop te beginnen. Webshops nemen een enorme vlucht en als logisch gevolg daarvan, groeit ook het aanbod van webshopapplicaties. De bekendste webshopapplicaties van dit moment zijn onder andere WooCommerce, Magento, Bol.com, Lightspeed (SEO Shop), CCV Shop, MijnWebwinkel, Prestashop en Opencart.

Helaas worden veel bestellingen vanuit de webshop nog handmatig door de ondernemer zelf of door de accountant bijgewerkt in de boekhouding. Dat kan vele malen sneller, beter en goedkoper! Maar hoe dan? Hoe zorg je ervoor dat bestellingen meteen klaar staan in je boekhoudpakket?

Het houden van een webshop gaat uiteraard ook gepaard met het bijhouden van je administratie. Wie online wil ondernemen, wil ook graag de boekhouding inzichtelijk hebben om de webshop goed te kunnen sturen. Bij een webshop kom je – als je het goed doet – al snel om in de bestellingen en facturen. Als je de bestellingen vervolgens handmatig in je boekhoudpakket moet invoeren, kan ik me voorstellen dat je dit als tijdrovend en ontzettend saai ervaart. Je wilt je tijd waarschijnlijk liever op een andere manier besteden. In de ideale wereld zijn producten, prijzen, voorraad en klanten in je webshop en boekhouding altijd up-to-date. Om dit voor elkaar te krijgen, kun je kiezen om je webshop en je boekhoudsoftware aan elkaar te koppelen. Bestellingen worden dan direct bijgewerkt in je administratie.

De meeste webshopapplicaties zijn (uiteraard) bedoeld om producten mee te verkopen, maar niet om de verkopen in de boekhouding te verwerken. Vervelend, want hierdoor loop je op boekhoudgebied vaak wat achter de feiten aan. Hoe zorg je er dan voor dat, wanneer de bestellingen binnenstromen, je geen tijd verspilt? De koppeling tussen je webshop en je boekhoudsoftware leveren de volgende voordelen op:

Bij de koppeling wordt er een link gelegd tussen je webshop en je online administratie. Je kunt op verschillende manieren een koppeling leggen tussen je webshop en je administratie. Het is belangrijk om te bedenken of je wilt factureren vanuit je webshop of vanuit je administratie. Stuur je de factuur vanuit je webshop, dan wordt deze automatisch geboekt als verkoopjournaalpost in je boekhouding. Stuur je de factuur vanuit je administratie, dan worden bestellingen als order klaargezet om vervolgens vanuit je boekhoudpakket de factuur te versturen. Klant-, artikel- en ordergegevens hoef je hierdoor niet meer handmatig over te nemen. Als na de bestelling de betaling binnenkomt, gaat de software automatisch op zoek naar de bijbehorende online verkoop.

Als aanvulling op het eerste voordeel… Als je handmatig gegevens overneemt, zal er vast wel eens een foutje gemaakt worden. Met een automatische koppeling voorkom je dit probleem en zorgt de software ervoor dat het overnemen en het verwerken van de gegevens foutloos verloopt. Zo voorkom je dat niet alleen jij, maar ook je klanten voor vervelende verassingen komen te staan als er verkeerde klant- of ordergegevens worden doorgevoerd.

Factureer je vanuit je administratie en staan je bestelde artikelen nog niet in je administratie? Dan worden deze automatisch voor je aangemaakt met alle belangrijke informatie, zoals klantgegevens, artikelen, omschrijvingen, status van de order, verzendadressen en opmerkingen. Zo blijft je boekhouding altijd up-to-date.

Financieel inzicht is voor jou als ondernemer waarschijnlijk één van de belangrijkste punten. Als je een webshop hebt, wil je natuurlijk weten wat voor financiële gevolgen dit heeft. In je webshop kun je zien hoe veel verkopen er hebben plaatsgevonden, maar niet wat je winst is en welke producten het beste lopen. Als je de webshop bestelling verwerkt tot een order in je administratie, dan kun je deze informatie wel realtime volgen. Je kunt zien wat je winst is, hoe veel marge je hebt gedraaid en welke producten goed of minder goed lopen.

Met de koppeling (factureren vanuit je administratie), creëer je ook inzicht in je voorraad. Als een klant een bestelling plaatst in je webshop, wordt de voorraad in je boekhouding automatisch aangepast. Zo ben je altijd op de hoogte van je voorraad en voorkom je dubbele verkopen. Maar daarnaast zie je ook direct van welke producten de voorraad slinkt en welke producten je weer moet inkopen.

Wanneer je werkt met iMUIS Online, kun je je webshop koppelen aan je boekhouding. MUIS Software heeft onder andere koppelingen met Magento, Lightspeed (SEO Shop), WooCommerce, Bol.com,  CCV Shop, MijnWebwinkel, Shopify, Prestashop en Opencart. Staat jouw webshop er niet bij? Geen probleem! Via een API-koppeling kan ook jouw webshopapplicatie gekoppeld worden aan je iMUIS Online boekhouding.