Webshop en administratie in één: de ideale oplossing

Een retailer wil natuurlijk zo veel mogelijk tijd besteden aan zijn corebusiness: het verkopen van producten. Maar na de verkoop van een product (in de webshop), volgt er een lijst aan administratieve handelingen. Deze handelingen kosten de retailer veel tijd. MUIS Software biedt de helpende hand en heeft haar software zo ingericht dat de retailer zo min mogelijk tijd kwijt is aan administratieve zaken. Automatisering speelt daarbij een centrale rol. Silvester Poetoehena van MUIS Software legt uit hoe iMUIS Online de gehele administratie automatiseert.

Van webshopbestelling naar administratie

De ‘onlife’ consument wil op het moment dat het hem uitkomt een bestelling kunnen plaatsen. “Het is voor een retailer van belang dat die bestelling gelijk verwerkt wordt in de administratie,” zegt Poetoehena. ‘’Allereerst moet er een factuur worden gemaakt en worden verstuurd naar de klant. De factuurboeking moet vervolgens in de administratie terecht komen. Daarna volgt de betaling. Als de klant het product met iDEAL afrekent, moet de openstaande post worden afgeboekt in de administratie. Met iMUIS Online kunnen we deze administratieve handelingen volledig geautomatiseerd laten verlopen. Onze software koppelt namelijk met de meest gebruikte webshops, waaronder Magento, Lightspeed, MijnWebwinkel en WooCommerce. De koppeling verzorgt de administratieve afwikkeling en werkt de voorraad automatisch bij, waardoor er geen handmatige handelingen meer aan te pas komen.’’

Verschillende betaalmethoden

iMUIS Online houdt volgens Poetoehena rekening met alle mogelijke betaalmethoden die een webwinkelier kan aanbieden. ‘’Consumenten willen de keuze hebben of zij het product direct via iDEAL betalen of dat zij achteraf betalen. Deze methoden worden door onze software ondersteund. Als de consument via iDEAL betaalt, wordt hij vanuit de betaalomgeving doorgeleid naar zijn eigen internetbankieromgeving voor het uitvoeren van de betaling. De administratie krijgt een seintje van de betaling, waarna de openstaande automatisch wordt afgeboekt. Dit scheelt de retailer niet alleen tijd, maar het is ook een stuk minder foutgevoelig.’’

Clicks and bricks

‘’Winkelen is emotie”, vervolgt Poetoehena. ‘’Een consument wil een product voelen, zien of proeven. Dit draagt bij aan de beleving van het product. Daarom bouwen retailers hun online succes steeds vaker uit met een fysieke winkel. Of natuurlijk andersom. Dat noemen we clicks and bricks. Ook hier speelt iMUIS Online op in. We hebben namelijk een directe koppeling met verschillende kassasystemen voor in de winkel, waaronder UnTill, Tonit en MyKassa. Op die manier draagt onze software ook bij aan de hele beleving die een retailer overbrengt, waarbij hij de consument zowel online als offline bedient.”

De gehele administratie automatiseren

Natuurlijk bestaat de administratie uit meer dan alleen een online of fysieke winkel. ‘’Retailers kunnen facturen van leveranciers doorsturen naar iMUIS Online. Onze software herkent 100% van de facturen en verwerkt deze facturen tot een boekingsvoorstel. Ook dat hoeft dus niet meer handmatig. Daarnaast verzorgt de software automatisch een overzicht van de btw-aangifte met een directe verbinding naar de Belastingdienst. Het is een kwestie van controleren en met één klik doorsturen. Zeker niet onbelangrijk is dat de retailer altijd en overal inzage heeft in zijn cijfers én dat hij de accountant toegang kan geven tot zijn administratie.”

‘’Maak je smartphone onderdeel van je business’’

Poetoehena is overtuigd van de kracht van de smartphone als onderdeel van de bedrijfsvoering. ‘’Vrijwel iedereen heeft een smartphone op zak. Waarom zou de retailer daar geen optimaal gebruik van maken? De MUIS LIVE App geeft op ieder moment inzage in de financiële situatie. Maar de app kan ook voor andere zaken gebruikt worden. De retailer kan bijvoorbeeld na het tanken een foto maken van de benzinebon, waarna de onkostendeclaratie automatisch wordt verwerkt in de administratie. Bonnetjes raken dus niet meer kwijt en de stand van de boekhouding is altijd actueel.’’

Over MUIS Software

‘’Ondernemers moeten ondernemen en zo min mogelijk tijd besteden aan administratieve zaken.’’ Met dat in het achterhoofd werd MUIS Software in 1984 opgericht. iMUIS Online is volgens Poetoehena hét online platform voor ondernemers en accountants. “Het versterkt de samenwerking tussen beiden. Alle administratieve zaken zijn vanuit één centraal punt te verzorgen. Van online boekhouding tot en met de jaarrapportage. Met iMUIS Online is het mogelijk om het gehele administratieproces te automatiseren en op elk moment een volledig bijgewerkte administratie op te vragen. Zo heeft de retailer in ieder geval geen zorgen meer over zijn administratie.”