Vreemde valuta: automatiseer je internationale facturen

Doe je zaken met partijen in het buitenland, dan heb je waarschijnlijk te maken met vreemde valuta. Wat houdt dat in en wat betekent dit voor jouw boekhouding? We vertellen je er graag meer over, zodat jij een zorg minder hebt bij het internationaal zaken doen.

Wat is vreemde valuta?

Laten we beginnen met een definitie. Valuta is het officiële betaalmiddel van een land, in ons geval dus de Euro. Vreemde valuta is simpel gezegd dus buitenlands geld. Om deze om te rekenen naar eigen valuta heb je te maken met wisselkoersen. Binnen Europa geldt de Euro als overkoepelende valuta en dat scheelt een hoop werk. Tenminste, tussen EU-landen die de Euro hanteren. Doe je zaken met iemand in bijvoorbeeld Engeland, Noorwegen of, nog veel verder over de grens, Amerika? Dan wordt het een ander verhaal. Deze landen hebben een eigen munteenheid, dus moet je in een andere valuta factureren of krijg je facturen in een vreemde valuta.

Let op: onder vreemde valuta vallen alleen betaalmiddelen in geld; de waarde van bijvoorbeeld jouw voorraad hoort hier dus niet bij.

Factureren naar het buitenland

Wanneer je handelt met bedrijven in het buitenland zal je factuur er iets anders uit zien dan binnen Nederland. Het is daarom handig om de factuur in het Engels op te stellen, zodat de ontvanger deze überhaupt kan lezen. Btw heet in het Engels VAT en het btw-nummer wordt dan ook vermeld als ‘VAT no.’. Daarnaast zijn er ook een aantal officiële regels van toepassing, zoals:

• Het is verplicht om het btw-nummer van de buitenlandse onderneming op jouw factuur te vermelden. Dus niet alleen die van jezelf!
• Lever je producten aan jouw buitenlandse klant, dan zijn deze vrijgesteld van btw en moet je op de factuur vermelden dat het een intracommunautaire levering is. Lever je diensten, dan is de btw verlegd. Dit vermeld je op de factuur als “VAT reverse charged”. In beide gevallen bereken je dus geen btw-tarief door op de factuur (0%).
• Raadpleeg de website van de Belastingdienst voor alle eisen waaraan je internationale factuur moet voldoen. Bekijk de eisen voor het leveren van goederen of diensten.

Factureer je in vreemde valuta of ontvang je facturen uit het buitenland? Dan wil je dit bedrag omrekenen naar Euro’s, om aan te sluiten bij jouw eigen administratie. Hier kun je op verschillende manieren mee om gaan. De hamvraag is dan ook: hoe zorg je voor een eenduidige boekhouding met de verschillende wisselkoersen?

Vreemde valuta in jouw boekhouding

Dankzij geavanceerde boekhoudsoftware is handmatig omrekenen en factureren gelukkig verleden tijd. Jij stelt de standaarden voor jouw internationale betalingsverkeer in en de software doet de rest. Je kunt internationaal inkoop- en verkoopfacturen boeken en buitenlandse betalingen verrichten door te werken met software die vreemde valuta ondersteunt, zoals iMUIS Online. Zo bepaal je binnen jouw boekhoudsoftware onder andere met welke munteenheden je wilt werken en wat er moet gebeuren met een koerswinst of -verlies.

Een voorbeeld om het werken met vreemde valuta te verduidelijken:

Dagkoersen
Stel je voert de boekhouding voor een bedrijf dat stroopwafels maakt en exporteert. Je werkt met dagkoersen, waarmee de prijs van de producten automatisch wordt omgerekend naar de gewenste valuta.

 

De factuur
Een Amerikaanse klant bestelt 100 dozen stroopwafels voor zijn Home Away From Home winkel. Je gaat deze klant een factuur in Dollars sturen. In Euro’s kost deze bestelling €2.000 en op het moment van factureren is de koers van de Euro €1,- ten opzichte van 1,13 Dollar. Het bedrag op de factuur wordt dan $2.260.

 

Koersverlies
Na een maand wordt de factuur voor de stroopwafels netjes betaald. In de tussentijd is er van alles gebeurd op de beurs en is de Dollar in waarde gestegen. Nu is een Euro 1,17 Dollar waard, in plaats van 1,13. Dit betekent dat de factuur geen €2.000 meer waard is, maar €1.931,62. Hiermee treedt een koersverlies op van €68,38.

In iMUIS Online automatiseer je in het bovenstaande scenario de volgende zaken:

• De voorkeursvaluta voor jouw Amerikaanse klant is de Dollar.
• De productprijzen worden automatisch bijgewerkt op basis van de koers.
• De taal van jouw factuurlay-out en producten is ingesteld op Engels.
• Het bedrag op de factuur wordt getoond in jouw voorkeursvaluta voor deze debiteur: de Dollar.
• Het koersverschil wordt gesignaleerd en er wordt een nieuwe boekingsregel aangemaakt voor het koersverlies. Vervolgens kies je zelf hoe je dit verschil wilt verwerken in de boekhouding.
• In de tussentijdse rapportage heb je inzicht in de openstaande posten in vreemde valuta (of reeds omgerekend naar Euro’s).
• Je houdt eenvoudig een Dollarrekening bij in de boekhouding. Voor financiële rapportages kan deze direct omgerekend worden tegen de dan geldende Euro koers.

Kortom: een boekhoudprogramma dat werkt met vreemde valuta kan jou een hoop tijd en dus geld besparen. Zo wordt zaken doen buiten de EU een stuk laagdrempeliger!

Ondernemers doen regelmatig zaken over de grens en dat begrijpt MUIS Software. Het is dan ook mogelijk om binnen de software te werken met de module Vreemde Valuta. Zo factureert de ondernemer eenvoudig in de valuta van zijn of haar klant. De openstaande posten, bankrekening(en) en overige balansposten herwaardeer je eenvoudig tegen de dan geldende koers. En dat scheelt tijd bij het rapporteren.