Elektronisch factureren is de nieuwe standaard. Partijen die zaken doen met de overheid zijn zelfs verplicht om elektronisch te factureren. Sinds 18 april 2019 is daar nog een regel bijgekomen: ook alle decentrale overheidsinstanties en aanbestedende diensten, zoals gemeenten en onderwijsinstellingen, zijn verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Maar hoe zit het ook alweer en wat zijn de voordelen van e-factureren? Wij leggen het je graag uit.

Wat is e-factureren?

E-factureren is simpelweg het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Vaak wordt e-factureren verward met het digitaal versturen van facturen in pdf-formaat. Het verschil is dat er bij een e-factuur ook een speciaal gestandaardiseerd XML-bestand wordt verstuurd. Deze digitale standaard voor facturen wordt Universal Business Language (UBL) genoemd.

Wat zijn de voordelen van e-factureren?

De voordelen van werken met e-facturatie zijn legio. Naast het voldoen aan de verplichting voor zaken doen met overheidsinstanties, zijn er zes grote voordelen voor jou als ondernemer of accountant:

1. Tijdsbesparing: er zijn minder handelingen nodig om facturen te versturen en te verwerken, omdat de facturen direct in de boekhouding terecht komen.
2. Actuele cijfers: in- en uitgaande facturen staan sneller in de boekhouding waardoor je over actuele(re) cijfers beschikt.
3. Kortere betalingstermijn: gemiddeld wordt een e-factuur zeven dagen eerder betaald dan een papieren factuur.
4. Minder fouten: er zijn minder stappen bij het versturen en verwerken van e-facturen, hierdoor vermindert automatisch de kans op fouten.
5. Meer veiligheid: een e-factuur wordt gecontroleerd op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer. Spookfacturen en dubbele facturen worden hierdoor eenvoudig onderschept.
6. Kostenbesparing: op directe kosten zoals printers en inkt, maar ook op indirecte kosten zoals arbeidskosten dankzij bovenstaande voordelen.

Kortom: de vraag of je e-facturatie in jouw bedrijf wilt implementeren is eigenlijk een retorische vraag. Maar wat heb je nodig om te kunnen factureren in UBL formaat? Een goed boekhoudpakket biedt de uitkomst.

Elektronisch factureren met een boekhoudpakket

Om eenvoudig te werken met e-facturatie is de juiste software onmisbaar. Eigenschappen om rekening mee te houden bij het kiezen van een boekhoudpakket dat dit ondersteunt zijn bijvoorbeeld:

• of je niet alleen uitgaande facturen kunt e-factureren, maar ook inkomende facturen,
• of het pakket kwalitatief goede controles uitvoert op inkomende facturen, en,
• of e-factureren een geïntegreerde oplossing is van het pakket of een koppeling.

Daarnaast is het voor accountantskantoren steeds meer van belang dat een softwarepakket is aangesloten op het Simplerinvoicing / PEPPOL netwerk. Simplerinvoicing zorgt ervoor dat je beveiligd ‘Machine to Machine’ kunt factureren, zonder tussenkomst van menselijke handelingen. Zo komt de factuur na verzending direct terecht in de boekhouding van de ontvanger. Ook als deze ontvanger een overheidsinstantie betreft. MUIS Software is op dit netwerk aangesloten via haar partners.

Wil je meer weten over e-facturatie? Download hier de whitepaper van MUIS Software.