Elke ondernemer heeft te maken met inkoopfacturen, verkoopfacturen en banktransacties die in een boekhoudpakket worden vastgelegd. De meeste ondernemers doen dit al lang niet meer handmatig! Inkoop- en verkoopfacturen worden automatisch herkend, verkoopfacturen worden elektronisch als UBL verzonden en banktransacties worden automatisch in de boekhouding bijgewerkt. Steeds meer bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd. Graag vertel ik in mijn blog wat meer over de mogelijkheden en trends in het online betalingsverkeer.

Je bank 24/7 bij met PSD2

Een belangrijke ontwikkeling hierin is dat banken per 1 januari 2018 de rekeninginformatie, mits je daar toestemming voor hebt gegeven, kunnen delen met derden. Ook wel bekend als PSD2 (Payment Service Directive). Dit biedt enorm veel kansen voor Fintechbedrijven, omdat hierdoor nieuwe diensten geleverd kunnen worden. Zo biedt de Bunq bank inmiddels een open API aan waarbij banktransacties realtime beschikbaar worden gesteld en verwerkt kunnen worden in je administratie (binnenkort verwacht). Door een intelligente herkenning in je boekhoudsoftware worden dagafschriftregels automatisch herkend en afgeletterd. PSD2 biedt je ook kansen of je facturen wilt incasseren. Zo kun je bijvoorbeeld van tevoren een saldocheck uitvoeren. Bij voldoende saldo voer je een SEPA-incasso uit.

Ondernemers sturen B2B-klanten een elektronische factuur

Steeds meer bedrijven zijn bekend met elektronisch factureren. Het klinkt soms best ingewikkeld en spannend, maar bijna ieder bedrijf kan het al. Als jij als verkopende partij je facturen nu al per e-mail aan jouw Business-to-Business klanten verstuurt en jouw softwareleverancier UBL-ready is, dan is het puur een kwestie van activeren. Jouw klanten ontvangen dan per e-mail de elektronische UBL-factuur, maar kunnen deze altijd nog in pdf op het scherm bekijken.

Wie meer geeft, zal meer ontvangen

Als je meer elektronisch gaat factureren, zal je merken dat jij ook steeds meer facturen elektronisch zult ontvangen. Controleer dan ook of je boekhoudsysteem deze facturen direct en automatisch voor je kan boeken. Want hoe prettig is het voor jou als ondernemer als je deze openstaande facturen direct in je browser of financiële app ziet. Bij de Rabobank is het bijvoorbeeld nu al mogelijk om openstaande facturen vanuit je boekhoudpakket betaalbaar te stellen.

Je bank en API’s

Het is nu al mogelijk om betaaltransacties vanuit je boekhoudpakket te delen met andere softwareapplicaties en apps. Je werkt bijvoorbeeld met softwareapplicaties gericht op een bepaalde branche die jou ondersteunen in je dagelijkse werkprocessen. Stuur jij vanuit deze applicatie een factuur, dan kan deze door middel van een API automatisch worden bijgewerkt in je boekhouding. Vervolgens wordt deze factuur betaald, waarna je boekhoudpakket deze informatie kan delen met je branchepakket. Hierdoor zie je niet alleen je openstaande posten vanuit je boekhouding, maar ook vanuit je branchepakket of CRM-applicatie. Met de komst van PSD2 kan deze informatie realtime beschikbaar worden gesteld.

Betalen met een QR-code

Verstuur je een factuur vanuit je boekhoudpakket, dan kun je deze factuur ook voorzien van een QR-code. Eén van de nieuwste ontwikkelingen bij banken is dat de ontvangende partij deze factuur direct kan betalen met een betaalapp. Helaas wordt dit nog door een beperkt aantal bank(en) aangeboden. Met de komst van PSD2 zal dit in de toekomst realtime bijgewerkt zijn in je boekhoudpakket.

Payment Service Providers (PSP), webshop en je boekhouding

Werk je met een webshop? Dan is het prettig dat je niet alle transacties handmatig hoeft af te letteren in je boekhoudpakket. Want voor veel ondernemers is het vaak een behoorlijke administratieve inspanning doordat Paymentproviders een bedrag inhouden per verkooptransactie. Dat kan tegenwoordig gelukkig veel sneller en makkelijker.

1. Controleer of je online boekhoudpakket de mogelijkheid biedt om je bank én je Paymentprovider te koppelen.
2. Vraag bij je Paymentprovider na of verkooptransacties zoals MT940-bestanden gedownload kunnen worden.
3. Door een koppeling te leggen tussen je webshop en boekhouding, worden bestellingen automatisch geboekt als openstaande post.
4. Door het MT940-bestand van je Paymentprovider in te lezen, worden verkooptransacties gematcht met de openstaande facturen.
5. Het uit te betalen bedrag van je Paymentprovider wordt middels de boekhoudkoppeling automatisch herkend en kun je bijvoorbeeld boeken op een tussenrekening Paymentprovider.
6. De betalingskosten van je Paymentprovider boek je eveneens op een tussenrekening Paymentprovider.

Eén van de verwachte ontwikkelingen hierin is dat Paymentproviders net als banken de transacties automatisch laten bijwerken in de boekhouding. Hierover vertel ik je graag meer in één van mijn volgende blogs.