8 presentatie tips voor accountants
Je kunt als geen ander met cijfers overweg: Excel heeft geen geheimen voor jou en je voelt je thuis met je neus in de getallen en grafieken. Nu administraties steeds meer geautomatiseerd worden hoef je als accountant minder handmatige acties te doen en houd je tijd over om de cijfers te analyseren. Daar doet de kans zich aan om je klanten pro-actief te adviseren, bijvoorbeeld door een presentatie te organiseren. Allemaal leuk en aardig, maar als bèta koning(in) voel je je daar misschien helemaal niet zo comfortabel bij. Want hoe pak je dat aan, zo’n klantpresentatie? Geen paniek: we geven 8 presentatie tips voor accountants, zodat je ontspannen je verhaal overbrengt.
-
Wees de rots in de branding
Als accountant of administrateur weet jij de weg te vinden in de cijfertjes om de belangrijkste inzichten op tafel te krijgen. Alleen nog even doorvertalen naar begrijpelijke taal voor de klant, diep ademhalen en vertellen maar! Juist het feit dat jij weet waar je het over hebt en jouw klant wellicht geen of weinig verstand van financiën heeft is jouw grootste voordeel. Heb dan ook vertrouwen in jouw talent.
-
Wees alert
Jij ziet dingen die anderen niet zien. Zit er een gat in de begroting? Vermoed je fraude? Zie je de marges kelderen of juist exponentieel stijgen? Het ligt onder jouw neus en jij kunt een bedrijf helpen door opvallende cijfers niet gewoon te verwerken, maar aan de bel te trekken. Wees voorzichtig in je aanpak, want je wilt niet te vroeg de klok luiden. Richt je op de feiten.
-
Kies je publiek
Denk goed na over het publiek: aan wie presenteer je en wat is het meest interessant voor hen? Is het een zelfstandige ondernemer uit je kennissenkring voor wie je de boekhouding doet, of een groot bedrijf waarvan je de CFO en directeur met entourage aan tafel krijgt? Logischerwijs vragen beide om een andere benadering. Denk ook na hoe je hen kunt betrekken bij je verhaal; waar lopen zij warm voor?
-
Bepaal je doel
Wat wil je met de presentatie bereiken? “Informeren” is nooit je echte doel; meestal wil je iets teweeg brengen. Laat merken dat je het beste voort hebt met jouw klant. Jouw inzichten zijn bijvoorbeeld bedoeld om problemen tijdig te signaleren, zodat er ingegrepen kan worden! Het helpt om je doel aan het begin van de presentatie ook te benoemen. Zo weet je publiek waar je naartoe werkt.
-
Wees concreet
Geef heldere inzichten vanuit de data en blijf niet hangen in de cijfers zelf. Juist jouw boekhoudkundige analyse voegt waarde toe. Geef daarbij aan hoe jouw inzicht tot stand gekomen is, zonder alsnog in de details te duiken.
-
Oefen en accepteer
Oefen de presentatie voor de spiegel of met collega’s en bereid je voor op eventuele vragen. Je hebt tenslotte al nagedacht over wie jouw publiek is. Goed voorbereid zijn is overigens iets heel anders dan de tekst uit je hoofd leren! Als je een goed verhaal hebt waar je achter staat, dan hoef je je over de inhoud geen zorgen te maken. Een beetje zenuwen voor een presentatie houdt je scherp en is helemaal niet erg. Bekijk het maar zo: wanneer je klant in de financiële problemen komt terwijl jij dit allang had voorzien maar niks hebt gezegd, dan heb je echt een reden om het benauwd te krijgen.
-
Kies de passende vorm
Het middel is niet het doel. Je hoeft niet persé een PowerPoint te gebruiken. Als je jouw verhaal beter over kunt brengen op een flip-over, via een live dashboard of met fancy presentatie software als Prezi; leef je uit! Let op: inhoud gaat boven vorm. Dus zorg voor een vorm die jouw verhaal het beste ondersteunt en waar jij je prettig bij voelt. Houd er rekening mee dat je zorgt voor goede visuele ondersteuning, zoals grafieken waarin duidelijk een positieve of negatieve lijn te zien is. Zo maak je de cijfers inzichtelijk en geef je er betekenis aan.
-
Krijg versterking
Deel jouw inzichten met een collega of je manager vòòr je de klantpresentatie organiseert. Zo kun je jouw verhaal valideren en sta je samen sterk. Ben je erg onzeker over je presentatie skills of is een deel van het verhaal niet helemaal jouw expertise? Je kunt het ook samen met een collega organiseren. Let er bij een gezamenlijke presentatie op dat de afwisseling tussen de sprekers van toegevoegde waarde is en niet het geheel rommeliger maakt. Oefen dus ook samen! Breekt het angstzweet je na verschillende presentaties nog steeds uit? Dan is het misschien een goed idee om een cursus presenteren voor accountants te volgen…
Heel veel succes!
Bonus tip: rapportages maken met iMUIS Online
Wist je dat je vanuit iMUIS Online eenvoudig financiële rapportages genereert? Bijvoorbeeld via de module Financieel of de uitgebreide Speedbooks Rapportage tool. Ook kun je via de Cloudswitch je administraties koppelen aan andere rapportage software. Zo helpt jouw boekhoudsoftware je bij het inzichtelijk maken van de cijfers.
