MUIS Software is UBL Ready

Elektronisch factureren is de nieuwe standaard. Het is niet alleen handiger en goedkoper dan de traditionele wijze van het versturen en ontvangen van facturen, maar je kunt het factureringsproces er ook mee automatiseren. Ondernemers die zaken doen met de overheid en aanbestedende diensten, zijn zelfs verplicht om elektronisch te kunnen factureren. Om iedereen uit het bedrijfsleven te stimuleren en de voordelen van het elektronisch factureren te laten zien, is er sinds oktober 2016 een onafhankelijk label geïntroduceerd: UBL Ready. Hiermee kan iedere organisatie laten zien aan haar klanten dat zij UBL Ready is.

Wat is elektronisch factureren?

Elektronisch factureren, oftewel e-factureren, is simpelweg het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Vaak wordt e-factureren verward met het digitaal versturen van facturen in pdf-formaat. Het verschil is dat er bij een e-factuur naast een pdf-versie van de factuur, ook een XML-bestand wordt verstuurd. Dit noemen we UBL (Universal Business Language). De e-factuur moet verplichte informatie bevatten, zoals bedrijfsgegevens, het btw-nummer, het KvK-nummer, het factuurnummer en het factuurbedrag. Hierdoor kan de e-factuur automatisch in de administratie worden verwerkt tot boekingsvoorstel.

E-factureren en de overheid

De overheid stimuleert ondernemers om facturen voor de Rijksoverheid elektronisch in te dienen. De technische, juridische en fiscale drempels om e-facturen te versturen zijn verlaagd, onder andere doordat elektronische facturen sinds 2009 op dezelfde manier worden behandeld door de overheid als papieren facturen. Voor bedrijven die zaken doen met de overheid, is het tevens sinds 2018 verplicht om elektronisch te kunnen factureren. Vanaf 18 april 2019 geldt die verplichting ook voor alle decentrale overheidsinstanties en aanbestedende diensten, zoals gemeenten en onderwijsinstellingen.

Wat is het UBL Ready label?

Niet alleen de overheid, maar ook Onderzoeksbureau GBNED, Platform E-factureren en UBL Ketentest, proberen elektronisch factureren te stimuleren. Sinds oktober 2016 hebben deze drie partijen het onafhankelijke label ‘UBL Ready’ geïntroduceerd. UBL Ready is in het leven geroepen voor alle organisaties die zich bezighouden met het versturen en/of verwerken van e-facturen. Met dit label proberen deze organisaties de voordelen van e-factureren voor het bedrijfsleven in kaart te brengen en ondernemers te stimuleren om ook over te stappen op e-factureren. Via vijf gemakkelijke stappen kunnen alle organisaties het UBL Ready-label voeren.

Organisaties die het UBL Ready-label mogen voeren, hebben de UBL ketentest met succes doorlopen en hebben de intentie uitgesproken om zich voor te bereiden op de aanstaande Europese UBL-standaard. Door dit label te vermelden op de website, laten organisaties aan hun klanten en leveranciers zien dat zij gereed zijn voor UBL e-facturatie, oftewel dat ze ‘UBL Ready’ zijn.

MUIS Software is ook UBL Ready

Ook MUIS Software voldoet aan de eisen van het UBL Ready-label en communiceert dit op haar website. Met iMUIS en iMUIS Online is het al langere tijd mogelijk om zowel inkomende facturen automatisch te verwerken in UBL als uitgaande facturen te versturen in UBL. De facturen worden dankzij de koppeling met eVerbinding uitgewisseld via het beveiligde Simplerinvoicing PEPPOL netwerk.

UBL Cloud: automatisch verwerken van inkoopfacturen

Voor de automatische verwerking van inkoopfacturen hebben wij begin 2016 UBL Cloud geïntroduceerd. UBL Cloud kun je gratis aanschaffen, waarna je alléén betaalt per verwerkte factuur. Zo betaal je nooit teveel. Voor iedere aangeleverde factuur wordt automatisch een boekingsvoorstel gedaan op basis van de door jou ingestelde controles. Door de fiatteringsslag en uitgebreide controles voorkom je spookfacturen. Leveranciers worden namelijk automatisch gecontroleerd in het bedrijvenregister van de Kamer van Koophandel en het Europees btw-register. Afwijkingen worden direct geconstateerd! Lees hier meer over UBL Cloud

Gratis e-factureren met Spitsfactuur

Spitsfactuur is een gratis module waarmee iedere ondernemer zeer eenvoudig e-facturen kan versturen vanuit iMUIS Online, voorzien van een UBL-bestand. Uiteraard zijn deze facturen volledig voorzien van jouw eigen huisstijl! Lees hier meer over Spitsfactuur.

De voordelen van UBL op een rij

Een pdf-factuur heeft voornamelijk voordelen voor de verzender, aangezien de ontvanger een pdf-factuur vaak nog handmatig inboekt. Een e-factuur in UBL-formaat daarentegen, levert zowel de verzender als ontvanger voordelen op, namelijk:

Het meest voor de hand liggende voordeel is kostenbesparing. Je bespaart door middel van e-factureren niet alleen op directe kosten, zoals kosten voor printers, papier, inkt en verzending, maar je bespaart ook op indirecte kosten, zoals kosten op arbeid. Uit onderzoek van PricewaterhouseCoopers blijkt dat het uitdraaien en versturen van een papieren factuur een ondernemer gemiddeld €1,65 kost. De kosten voor het versturen van een e-factuur zijn behoorlijk lager, gemiddeld tussen €0,30 en €0,50.

Naast kostenbesparing, is tijdsbesparing ook een belangrijk voordeel. Er is minder mankracht nodig om facturen te versturen. Maar denk ook aan de verwerking van facturen. Als een papieren factuur binnenkomt, moet deze handmatig worden gecontroleerd en ingevoerd in de administratie. Door e-facturen te versturen en te verwerken via een boekhoudpakket, worden deze automatisch geboekt in de administratie. Er worden bij de meeste boekhoudpakketten controles uitgevoerd, waardoor je spookfacturen en dubbele facturen voorkomt. Dit zorgt voor meer snelheid en efficiëntie.  De tijdsbesparing kan oplopen tot wel 70%!

Door gebruik te maken van e-factureren, automatiseer je je administratie. Het bijkomende voordeel hiervan is dat je cijfers steeds actueler zijn. Hierdoor zie je direct hoe je er financieel voor staat en heb je eventueel de tijd om hierop in te spelen. Ook worden automatisch bij het ontvangen van een UBL-factuur de leveranciersgegevens opgeslagen en/of bijgewerkt. Zo is je crediteurenadministratie altijd up-to-date!

Uit onderzoek blijkt dat klanten betalingen gemiddeld zeven dagen eerder verrichten als zij een e-factuur ontvangen in plaats van een papieren factuur. Hierdoor hoef je minder tijd te besteden aan debiteurenbeheer en houd je meer tijd over om je te focussen op hetgeen wat je écht belangrijk vindt: ondernemen!

Met het versturen en verwerken van e-facturen, hoeven minder stappen te worden genomen dan met het versturen en verwerken van papieren facturen. Dit vermindert automatisch de kans op menselijke fouten. Denk hierbij aan foutieve invoer van gegevens op facturen, papier dat zoek raakt en foutieve invoer van gegevens in de administratie. E-facturen kunnen met behulp van boekhoudsystemen automatisch in de administratie worden verwerkt als boekingsvoorstel, mits deze facturen voldoen aan een aantal criteria.

Door het elektronisch versturen van facturen, kan er eenvoudig gecontroleerd worden op btw-nummer, KvK-nummer en IBAN-nummer. Op deze manier worden spookfacturen, maar ook dubbele facturen, direct gedetecteerd. Er is tevens meer controle op wat er gebeurt met de verzending van de factuur. De onzekerheid over hoe lang de post erover doet of de kans dat de post überhaupt niet aankomt, is met e-factureren verleden tijd. De factuuruitwisseling vindt plaats via het beveiligde Simplerinvoicing PEPPOL netwerk.

Kortom MUIS Software is al langere tijd UBL-ready op het gebied van zowel inkomende als uitgaande e-facturen. Ben jij er ook al klaar voor?

Laatste update van dit artikel: april 2019