Fiatteren in UBL Cloud

Facturen fiatteren, wat is dit nou eigenlijk? Welke voordelen heeft dit voor jouw onderneming? En hoe werkt het? Allemaal vragen waarop je antwoord wilt als je overweegt te starten met fiatteren in UBL Cloud. Lees snel verder.

Wat is fiatteren?

Fiatteren is het simpele principe van het goedkeuren, betwisten of afkeuren van een inkomende factuur. Ideaal voor een wat grotere onderneming om grip te houden op de kosten. Zo heb je inzicht in welke kosten waaraan worden uitgegeven, de inkomende facturenstroom gaat volledig geautomatiseerd (geen zoekgeraakte of vergeten facturen meer) én in plaats van een medewerker aan je bureau met de vraag of deze factuur akkoord is heb je alle gefiatteerde facturen direct digitaal en op één plek beschikbaar.

Binnen UBL Cloud zijn er meerdere mogelijkheden om facturen te fiatteren. Wij leggen je uit hoe het werkt.

Hoe werkt fiatteren?

Te fiatteren facturen komen binnen op een speciaal e-mailadres, te weten jouw KvK-nummer@ublcloud.nl. Leveranciers kunnen hier direct facturen naar toesturen en binnenkomende facturen kunnen meteen vanuit deze mailbox gefiatteerd worden. Uiteraard kun je ook vanuit UBL Cloud (iMUIS Online) werken met een handig overzicht van de te fiatteren facturen.

In een onderneming kun je één of meerdere personen aanwijzen als fiatteur. Als je met meerdere fiatteurs werkt stel je deze in voor de gehele organisatie of juist voor een specifiek project, afdeling of vestiging. Dit heet fiatteren per kostendrager. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een marketingmanager die verantwoordelijk is voor de marketingkosten. Daarnaast kun je ook specifieke fiatteurs instellen voor een leverancier. Handig als je bijvoorbeeld een hoofd inkoop hebt.

Als je met meerdere fiatteurs werkt, werk je automatisch ook met een hiërarchie in het fiatteringsproces. Elke fiatteur ziet alleen de door hem goed te keuren facturen. Zo behoud je het overzicht en alleen de laatste fiatteur (de eindverantwoordelijke) ziet alle facturen. Pas wanneer de eindverantwoordelijke een factuur accordeert komt deze in de financiële administratie terecht als boekingsregel.

Nu weet je wat fiatteren is, maar wat kan het voor jouw onderneming betekenen?

De voordelen

Door te werken met fiatteren in UBL Cloud houd je altijd grip op je kosten. Je weet namelijk precies welke kosten bij welk project horen (en waar je dus eventueel op zou kunnen besparen) en welke facturen nog in het goedkeuringsproces zitten (en dus welke kosten eraan komen). Daarbij heb je geen last meer van dubbel geprinte of zoekgeraakte facturen; alle facturen zijn direct op één plek digitaal beschikbaar. Als bonus weet je wie een factuur heeft betwist en waarom. Samenvattend, zorgt fiatteren in UBL Cloud voor een gestroomlijnde verwerking van de inkoopfacturen én de financiële administratie is nog actueler.

Ben jij overtuigd van de voordelen van fiatteren in UBL Cloud? Lees hier hoe je dit instelt en ga er mee aan de slag!