We kennen al enige tijd elektronisch factureren. Het is niet alleen handiger en goedkoper dan de traditionele wijze van het versturen en ontvangen van facturen, maar je kunt de facturering er ook mee automatiseren. Ondernemers die zaken doen met de overheid zijn per 1 januari 2017 zelfs verplicht om elektronisch te factureren. Maar wat als je factureert aan overheden en bedrijven in andere landen binnen Europa? Hiervoor is de Europese kernfactuur gerealiseerd: EN-16931.

Elektronisch factureren

Elektronisch factureren is het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Vaak wordt e-factureren verward met het digitaal versturen van facturen in pdf-formaat. Het verschil is dat er bij een e-factuur, naast een pdf-versie van de factuur, ook een xml-bestand wordt verstuurd. Dit noemen we UBL (Universal Business Language). De e-factuur moet verplichte informatie bevatten, zoals bedrijfsgegevens, het btw-nummer, het KvK-nummer, het factuurnummer en het factuurbedrag. Een elektronische factuur bestaat dus uit gegevens die volgens een centraal afgesproken standaard zijn genoteerd. Als de ontvanger van de factuur dezelfde standaard hanteert als de afzender, is het ontvangen, verwerken en betalen van de factuur opeens bijzonder eenvoudig geworden.

De Europese kernfactuur EN-16931

De Nederlandse verplichting tot het aanleveren van een elektronische factuur is er dus al. Deze komt voort uit een Europese Richtlijn (2014/55/EU). Maar om verwarring te voorkomen, is er ook nagedacht over een Europese standaard. Op 17 maart 2017 is er unaniem gestemd op de Europese kernfactuur: EN-16931. Met deze nieuwe Europese norm is een fundament gelegd voor een eenduidige uitwisseling van e-facturen tussen leveranciers en overheden in Europa. Hierdoor wordt het mogelijk om facturen elektronisch met overheden en bedrijven in Europa uit te wisselen. Vanaf eind 2018 is het verplicht dat alle aanbestedende diensten in de Europese Unie gebruik moeten maken van EN-16931.

Hoe ziet de kernfactuur (EN-16931) eruit?

De kernfactuur komt voor het grootste gedeelte overeen met OHNL en Simplerinvoicing. Er zijn enkele functionele afwijkingen, bijvoorbeeld dat er één order per factuur is. Op technisch gebied zijn er wel meer verschillen. Dan moet je denken aan veldlengten en codes. Gerard Bottemanne heeft met zijn onderzoeksbureau GBNED een voorbeeldfactuur gemaakt op basis van EN-16931. Deze is op te vragen via www.ublketentest.nl en www.ublready.nl.

Weer een nieuwe standaard?

Het grootste deel van het mkb en de zzp’ers zijn niet geïnteresseerd in welke standaard gehanteerd wordt. Zij vertrouwen op hun administratieve software waarmee ze facturen ontvangen en versturen. De administratieve software zal de nieuwe standaard moeten inbouwen en gebruiken zonder de eindgebruiker daarmee “lastig te vallen”.

Onzichtbaar ingebouwd in iMUIS Online

MUIS Software was één van de eerste deelnemers aan de UBL ketentest van gbned.nl. In die test werd het aanmaken en verwerken van elektronische facturen uitgevoerd en getest. Wij werken graag aan het verwerken van nieuwe standaarden in onze software, zodat je facturen volledig aan de vereisten van deze tijd voldoen.

De huidige Nederlandse standaard voor e-facturen, de Simplerinvoicing standaard (SI-UBL 1.2), is al ingebouwd in iMUIS (Online). De nieuwe standaard EN-16931 zal binnenkort beschikbaar komen, hoogstwaarschijnlijk als de volgende Simplerinvoicing standaard (SI-UBL 1.3). Als gebruiker van onze software merk je daar verder niets van. Je factuur wordt automatisch voorzien van de nieuwe standaard. Mocht het nodig zijn dan kun je altijd nog tijdelijk terug naar de vorige standaard.

Wil je meer informatie over EN-16931 of over de mogelijkheden in iMUIS Online? Neem dan contact met ons op!