5 Redenen waarom je niet (meer) zonder automatische factuurverwerking kunt

Tijdens een Corona persconferentie pleitte Mark Rutte al eerder voor e-facturatie (UBL). De techniek om UBL-facturen, facturen voorzien van een XML-bestand, te versturen is er al jaren maar wordt helaas nog niet omarmt door alle ondernemers. Er wordt zelfs nog een grote stroom facturen digitaal als pdf of zelfs per post verstuurd. In een tijd waarbij minimaal 1,5 meter afstand houden en thuiswerken de norm is, is het efficiënt werken op afstand belangrijker dan ooit.

Het digitaal samenwerken is nu in één keer verplicht. Daarnaast is het nu extra belangrijk voor jou als ondernemer of voor je accountant om snel informatie te verkrijgen vanuit je financiële administratie. Hierdoor kun jij snel inzien hoe jouw business ervoor staat. En met een administratie die altijd bij is, is er meteen inzichtelijk van welke regeling jij mogelijk gebruik kan maken. Natuurlijk is een actuele administratie los van de huidige situatie nog steeds erg belangrijk.

Nu zijn er veel manieren om administratieve processen te automatiseren en digitaliseren om te zorgen dat het online werken steeds gemakkelijker wordt. Eén van de effectiefste manieren én waarmee je gemakkelijk kunt starten is het geautomatiseerd verwerken van verkoop- en inkoopfacturen. Dit kan met UBL Cloud in iMUIS Online. Verkoopadviseur Sebastiaan Zwaneveld vertelt je hoe dit eenvoudig te gebruiken is voor iedere ondernemer en waarom je eigenlijk niet meer zonder kunt.

Automatische factuurverwerking met UBL Cloud

UBL Cloud automatiseert het boeken en verwerken van inkoop- en verkoopfacturen door bestanden zoals scans, foto’s, jpg’s en pdf’s om te zetten naar elektronisch leesbare facturen in UBL-formaat (Universal Business Language). “Ondernemers sturen een scan van de verkoop- en/of inkoopfactuur naar hun persoonlijke UBL Cloud e-mailadres of maken er een foto van met de MUIS Live App” legt verkoopadviseur Sebastiaan Zwaneveld uit. “UBL Cloud leest de factuur en doet een verwerkingsvoorstel. Dit verwerkingsvoorstel kun je zelf als ondernemer verwerken of je spreekt af dat je accountant dit doet. De accountant kan in zijn accountancydashboard in één overzicht, van al zijn klanten, zien welke klant een factuur heeft ingezonden via UBL Cloud. De aangeleverde facturen worden 100% omgezet naar boekingsvoorstellen. Facturen die niet direct herkend worden, vanwege het missen van gegevens, worden door MUIS Software aangevuld met de noodzakelijke gegevens.

Fiatteren

Voor grote(re) bedrijven zit er in UBL Cloud ook een fiatteringsoptie. Dit houdt in dat je op eenvoudige wijze je facturen kunt goedkeuren, betwisten of afkeuren. Dit kan eenvoudig per e-mail of door in te loggen. Eventueel kun je hier ook een hiërarchie in aanbrengen. Een voorbeeld hiervan is dat een factuur door meerdere mensen goedgekeurd moet worden voordat deze verwerkt mag worden. Bijvoorbeeld eerst door het afdelingshoofd en daarna door de CFO (Chief Financial Officer). Hierdoor kunnen grotere bedrijven ook het inkoopproces eenvoudig digitaliseren en grip op de kosten houden. Lees hier meer over geavanceerd fiatteren binnen UBL Cloud.

Waarom je zou moeten starten met UBL Cloud

1. Tijdwinst

Volgens Zwaneveld realiseert UBL Cloud forse tijdwinst voor ondernemers maar ook voor accountants- en administratiekantoren. “Dit gaat veel sneller dan het handmatig invoeren van verkoop- en/of inkoopfacturen. Mail de factuur of maak een foto met de MUIS Live App, fiatteer of vul aan, klik op verwerken en klaar! In een handomdraai is de hele financiële administratie up-to-date.” Naast de tijdwinst bij het verwerken van de administratie bespaar je ook tijd bij de controle. Bij elke verkoop- en inkoopboeking is direct het originele document op te vragen. Hierdoor heb je mutaties razendsnel gecontroleerd!

2. Slim

De software wordt steeds slimmer en hier kun je als gebruiker ook bij helpen. Dit kan met de zogenaamde UBL Trainer. Met de UBL Trainer ‘leer’ je iMUIS Online waar bepaalde informatie op een factuur per leverancier kan worden gevonden. iMUIS Online onthoudt de locatie van bijvoorbeeld het factuurnummer, waardoor deze de volgende keer wel automatisch wordt verwerkt. Facturen die eenmaal langs de UBL Trainer zijn geweest hoeven niet meer aangevuld te worden en staan direct als boekingsregel in je administratie. Zo voorkom je dus eenvoudig dat je dezelfde handelingen blijft herhalen.

3. Veiligheid

Andere voordelen van de slimme software zijn de verschillende controlemomenten in UBL Cloud die o.a. spookfacturen voorkomen. Zwaneveld: “Gebruikers kunnen bij elke leverancier een maximumbedrag of ouderdomscontrole instellen. Als een telefoonrekening ineens hoger uitvalt of ouder is dan bijvoorbeeld 100 dagen, krijgt hij een melding. Hij moet de inkoopfactuur in dat geval nog fiatteren. UBL Cloud detecteert spookfacturen en verifieert leveranciersgegevens bij de Kamer van Koophandel en het Europese btw-register.” Daarnaast geeft de software een automatische melding als een bedrijf failliet is. Zo voorkomt de software dat je onterechte (spook)facturen betaalt zonder dat je daar erg in hebt én krijg je een seintje bij een afwijkende factuur.

4. Overzichtelijk

Gebruikers kunnen met UBL Cloud ook beter inspelen op de actualiteit doordat je administratie constant bij is. Zwaneveld: “Met de MUIS Live App heeft de gebruiker altijd de meest actuele cijfers bij de hand. En als hij onderweg een factuur/bonnetje krijgt, kan hij een foto maken en de factuur staat direct in de administratie. Zo raak je niets meer kwijt.” Hierdoor blijf je als bedrijf up-to-date en kun je dus direct bijsturen wanneer dit nodig is.

5. Geïntegreerd

We hebben het al eerder benoemt, UBL Cloud is onderdeel van het online boekhoudprogramma iMUIS Online van MUIS Software. Maar UBL Cloud is ook volledig geïntegreerd in iMUIS Online. Dat wil zeggen dat UBL Cloud onderdeel uitmaakt van de financiële boekhouding. Met één keer inloggen in iMUIS Online kan de gebruiker zowel via de browser als via de MUIS Live App alle functionaliteiten van UBL Cloud gebruiken en inzien. Je hoeft dus niet apart in te loggen in verschillende programma’s!

Direct starten met UBL Cloud