De 6 voordelen van een geautomatiseerde salarisadministratie

De salarisadministratie is een maandelijks terugkerend proces in iedere onderneming. Dit proces neemt elke keer veel tijd in beslag door bijvoorbeeld het moeten controleren van (salaris)gegevens. Je wilt namelijk niet dat er een fout in zit of dat er gegevens missen. Hoe fijn zou het zijn als je minder tijd kwijt bent aan je salarisadministratie en je dus meer tijd kunt besteden aan ondernemen? Wij nemen de voordelen van een geautomatiseerde salarisadministratie met je door.

Bespaar tijd

Elke maand dient het salaris van je medewerkers betaald te worden en elke maand bestaat dit uit (grotendeels) dezelfde handelingen. Deze terugkerende taken kun je handmatig blijven uitvoeren, maar ze automatiseren is slimmer en heeft diverse voordelen.

Een voorbeeld hiervan is het direct betaalbaar kunnen stellen van een salarisrun. Dit gaat een stuk sneller doordat je een SEPA-bestand kunt exporteren naar je bank. De salarissen worden vervolgens in één keer uitbetaald. Andere automatiseringsmogelijkheden waarmee je tijd kunt besparen zijn bijvoorbeeld het automatisch verwerken van verlofaanvragen en het automatisch boeken van loonjournaalposten, waarover je verderop meer kunt lezen.

Verminder fouten

Door het automatiseren en dus minimaliseren van handmatige handelingen, vermindert ook de kans op fouten. Dit proces is tweeledig; er hoeven sowieso minder gegevens handmatig ingevuld te worden én het dubbelop invullen van gegevens is niet meer nodig.

Veel salarissoftwareprogramma’s zijn namelijk voorzien van koppelingen met andere softwareprogramma’s, denk aan een arbodienstverlener of een ziektekostenverzekeraar. Hierdoor zijn gegevens uit je salarisadministratie ook direct in deze programma’s beschikbaar. Het nagaan welke koppelingen een salarisverwerkingsprogramma heeft is dus zeker de moeite waard als je overweegt je salarisadministratie te automatiseren.

De meeste salarisverwerkingsprogramma’s werken bovendien met ingebouwde controles die helpen bij het voorkomen van fouten, zoals op CAO en pensioen. Het voordeel hiervan is dat bijvoorbeeld verplichte CAO-loonsverhogingen automatisch worden doorgevoerd.

Veilig en efficiënt via de app

Tegenwoordig hebben veel salarisverwerkingsprogramma’s ook een app waarmee medewerkers bijvoorbeeld wijzigingen of verlofaanvragen kunnen indienen. Deze informatie staat daarna automatisch in de salarisadministratie en hoeft niet meer apart te worden ingevoerd of bijgehouden in Excel. Voor een medewerker is het tevens meteen inzichtelijk hoeveel verlofuren hij of zij nog kan opnemen. De tijd dat verlofaanvragen per e-mail werden aangevraagd of dat er handmatig nagekeken moet worden hoeveel vrije dagen er nog beschikbaar zijn, is voorbij.

Überhaupt het versturen van salarisgegevens per e-mail is gezien de AVG-wetgeving niet meer van deze tijd. Loonstroken en jaaropgaven kunnen daarom gemakkelijk en volledig AVG-proof worden gedeeld in een medewerkers app. Medewerkers kunnen deze vervolgens zelf downloaden. Verstuur jij de loonstroken nog per post? Dan scheelt het gebruik van de app niet alleen tijd, maar ook geld.

Behoud overzicht

Naast het besparen van tijd, verminderen van fouten en het veiliger verwerken van salarisgegevens zorgt het werken met salarisverwerkingssoftware voor meer overzicht. Alle gegevens zijn op één plek online beschikbaar en daardoor ook sneller toegankelijk. Het uitdraaien van bijvoorbeeld de kosten per medewerker of een ziekteverzuimrapport is zo gepiept.

Met een ziekteverzuimrapport heb je meer inzicht in onderwerpen als het verzuimpercentage van je medewerkers zodat je daar eventueel actief op inspelen. Is er een bepaalde maand in het jaar waarin gemiddeld veel medewerkers ziek zijn? Wellicht kun je de reden achterhalen door naar de werkdruk in de voorafgaande periode te kijken. Of is een medewerker regelmatig ziek? Misschien kun je een afspraak laten inplannen door de HR-afdeling om te bespreken hoe het nu eigenlijk met de medewerker gaat.

Combineer HR met de salarisadministratie

Het combineren van HR met de salarisadministratie is sowieso een logische stap in het automatiseren en professionaliseren van de salarisverwerking. Veel gegevens komen overeen of moeten in beide systemen worden aangepast. Ook hier komt het voordeel van een gekoppelde CAO weer naar voren, maar denk ook aan de simpele kwestie van het wijzigen van adresgegevens. Je ziet daarom steeds meer geïntegreerde softwareoplossingen voor een HR- en salarissysteem.

Salarisadministratie koppelen aan een online boekhoudpakket

Het laatste voordeel van het automatiseren van je salarisadministratie is de koppeling met een online boekhoudpakket. Veel salarisverwerkingsprogramma’s beschikken over diverse boekhoudkoppelingen waarmee bijvoorbeeld loonjournaalposten automatisch geboekt worden.

Ook iMUIS Online kun je aan diverse salarisverwerkingsprogramma’s koppelen waardoor loonjournaalposten nooit meer handmatig geboekt hoeven te worden. Je kunt zelfs een openstaande post aanmaken voor de te betalen loonheffing met de Belastingdienst als crediteur. Het enige wat hiervoor hoeft te gebeuren is de juiste grootboekrekeningen aan de desbetreffende looncomponenten te koppelen.

De koppelingen met salarisverwerkingsprogramma’s Polaris en Loon zijn de nieuwste toevoegingen aan de MUIS App Store.