UBL Cloud workflow

UBL Cloud biedt nu de mogelijkheid om binnenkomende facturen te laten fiatteren door verschillende medewerkers binnen je organisatie in de vorm van een workflow.

Workflow

Je stelt in of je gebruikmaakt van een eerste, tweede of derde fiatteur. Het is mogelijk om vanaf één tot drie fiatteurs te gebruiken. Je stelt hiervoor een medewerker in. Deze medewerker kan dan (instelbaar) fiatteren middels iMUIS Online en/of via een e-mail. Indien je de fiatteringsflow wilt variëren per crediteur, kun je tevens per crediteur een eerste en/of tweede fiatteur instellen.

Is een medewerker op vakantie of om een andere reden niet beschikbaar? Dan kan een beheerder de facturen alsnog fiatteren zodat het proces van fiatteren geen bottleneck vormt.

Het is ook mogelijk om een maximum fiatteringsbedrag te koppelen aan een medewerker. Indien het factuurbedrag te hoog is voor een medewerker, dan wordt automatisch de volgende fiatteur aangesproken. Daarnaast wordt het mogelijk om facturen die gekoppeld zijn aan een kostendrager (project) te laten fiatteren door de budgethouder.

Als een fiatteur akkoord heeft gegeven voor de factuur EN het bijbehorende bedrag, is er een nieuwe gebruikersoptie toegevoegd: “Gebruiker mag het originele factuurbedrag overschrijden”. Hiermee voorkom je dat de medewerker die de factuur inboekt per ongeluk een hoger bedrag inboekt voor een gefiatteerde factuur.

Instelling bij de crediteur

Bij de crediteur geef je aan of er gebruik gemaakt wordt van fiattering. Hierbij heb je drie mogelijkheden:

• Volgens basisinstelling: staat de basisinstelling ingesteld op Ja? Dan wordt ook voor deze crediteur gebruik gemaakt van een eerste fiatteur.
• Ja? Ongeacht de basisinstelling wordt er altijd gebruik gemaakt van de eerste fiattering.
• Nee? Ongeacht de basisinstelling wordt er nooit gebruik gemaakt van de eerste fiattering.

Binnen UBL Cloud – Fiatteren wordt de lijst met te fiatteren facturen automatisch gefilterd, maar het is wel inzichtelijk hoeveel facturen nog te fiatteren staan bij collega’s. Het overzicht fiattering facturen wordt automatisch gefilterd voor de ingelogde medewerker:

Factuur parkeren of doorsturen

Een fiatteur kan tevens een factuur parkeren indien er ruggespraak nodig is met de leverancier. Vanuit de dialoog kan een e-mail verstuurd worden naar de leverancier. Tevens kan direct van de dialoog een nieuwe fiatteur worden ingesteld indien blijkt tijdens het fiatteren dat er een extra stap in de workflow nodig is.