Samenwerken in de cloud, automatiseren van de boekhouding middels RGS (Referentie Grootboek Schema), e-factureren via UBL (Universal Business Language) en ook automatische bankkoppelingen en btw-aangiften… Er zijn talloze mogelijkheden voor slimme automatisering die nog lang niet alle accountantskantoren en mkb-ondernemers benutten. Marinka Geijsen-Heijnis van MUIS Software ziet grote kansen.

Het in Heemskerk gevestigde MUIS Software ontwikkelt administratieve software, met name voor accountants en ondernemers (mkb, (groot)handelsbedrijven, logistieke ondernemingen, zakelijke dienstverlening, zzp’ers). “Al 30 jaar zijn wij actief op de Nederlandse markt, bedienen wij meer dan 15.000 klanten en wordt de software ingezet voor tienduizenden administraties”, aldus Marinka Geijsen-Heijnis, partnermanager bij MUIS Software.

Welke belangrijke trends ziet de partnermanager in de Nederlandse markt? “Een heel belangrijke trend voor accountantskantoren is een steeds verdergaande automatisering. Ook ondernemers willen actuele informatie, dus is het belangrijk dat alle informatie dagelijks wordt bijgewerkt. Voor de accountant betekent dit dat hij de ondernemer sneller en beter kan adviseren bij belangrijke beslissingen.”

MUIS Software speelt in op deze ontwikkeling met iMUIS Online. De accountant en ondernemer kunnen hierin overal ter wereld samenwerken in de cloud, via de browser of via de app. Op het dashboard in de online-omgeving kunnen ondernemers, ondersteund door hun accountant, direct zien hoe ze er financieel voor staan. Ze kunnen daar bijvoorbeeld ook zien wat hun best verkochte diensten of producten zijn en/of hoe de kostenverdeling eruit ziet. Dit dashboard is naar eigen wens in te richten.

In het volledig automatiseren van de administratie ziet Marinka Geijsen-Heijnis nog grote kansen liggen voor veel bedrijven. “De eerste stap is standaardiseren. Iedere ondernemer heeft een eigen grootboekschema. Middels het RGS (Referentie Grootboek Schema) kunnen ondernemers dit grootboekschema standaardiseren. Indien zij gebruik maken van het RGS, verloopt de communicatie met externe partijen, bijvoorbeeld met de Kamer van Koophandel, namelijk veel sneller en gemakkelijker. De tweede stap is slimmer factureren. Als je een factuur verstuurt, verstuur dan niet alleen een e-mail met een pdf-bijlage, maar gebruik UBL (Universal Business Language). Dit gebeurt nog veel te weinig, terwijl UBL toch de nieuwe standaard is. Middels onze online boekhoudsoftware kun je heel gemakkelijk aangeven dat je de factuur via UBL wilt versturen.”

MUIS Software heeft hier een gratis tool voor gelanceerd: Spitsfactuur. Spitsfactuur moet ervoor zorgen dat steeds meer facturen elektronisch worden verstuurd. De ondernemer kan hiermee heel gemakkelijk een factuur aanmaken en hoeft alleen maar aan te geven welke dienst of welk product de klant afneemt en dat de factuur elektronisch (dus via UBL) verstuurd moet worden. Na het versturen, wordt de factuur automatisch geboekt in de administratie, dat wil zeggen dat er een openstaande post van wordt gemaakt. “Ondernemers hoeven dus niet meer handmatig verkoopjournaalposten in te voeren in de boekhouding”, legt een enthousiaste Geijsen-Heijnis uit. “Dit werkt niet alleen voor UBL, maar ook voor andere formaten. Ook formaten als .pdf en .jpg worden namelijk automatisch door onze herkenningssoftware herkend en geboekt.”

Al deze zaken zorgen voor een afname van handmatig werk. Ook onze boekhoudkoppeling met de banken draagt hier aan bij. “Dat werkt als volgt”, legt Geijsen-Heijnis uit. “Een klant betaalt de factuur die hij van de ondernemer ontvangen heeft. In de administratie van de ondernemer staat de bijbehorende openstaande post. Indien deze ondernemer de boekhoudkoppeling heeft, worden alle banktransacties (lees: alle ontvangen en uitgegeven bedragen) dagelijks automatisch klaargezet in de boekhouding. Als het systeem de transacties herkent aan de hand van de vermelde gegevens, worden deze automatisch geboekt in de administratie. Ook dit bespaart de ondernemer enorm veel tijd.”

Dan is er nog de automatische btw-aangifte. “Alle ondernemers moeten hun btw indienen. Onze software berekent alle grondslagen automatisch. Dus als je boekhouding up-to-date is, zie je precies wat er op verschillende btw-codes (hoog en laag tarief) geboekt is. Je ziet dan direct de totaalbedragen en waar die op gebaseerd zijn. En je kunt de aangifte direct vanuit ons online boekhoudpakket doorsturen naar de Belastingdienst.”

Naast administratie, is actuele informatievoorziening een belangrijke trend in software. “Via een live dashboard heb je altijd actuele real time cijfers”, aldus Geijsen-Heijnis. “Het gaat er hierbij vooral om dat het eenvoudig is voor de ondernemer. Gebruiksgemak creëren we bijvoorbeeld door middel van meldingen. Denk bijvoorbeeld aan de melding dat er inkoopfacturen klaarstaan of dat de btw-aangifte ingediend moet worden. Maar ook andere overzichten, zoals de liquiditeit of de kostenverdeling, worden automatisch inzichtelijk gemaakt.”

“Veel kantoren zijn heel actief in het implementeren van de beschreven vernieuwingen”, constateert Geijsen-Heijnis. Maar er zijn ook nog accountants die huiverig zijn. “Ze zijn bang dat ondernemers niet willen automatiseren. Onzin natuurlijk, gezien de tijd die de ondernemer met de automatisering bespaart. En de kosten wegen er meer dan tegenop.”

Het grote voordeel van het werken in een online-omgeving, is de mogelijkheid tot nauwe samenwerking tussen accountant en ondernemer. “De dienstverlening van de accountant bestaat dan eerder uit het controleren van de administratie dan uit het boeken van journaalposten. Daardoor kan de accountant zijn focus richten op het geven van bedrijfsadviezen aan zijn klant.